伝わる社内メールの書き方

社内での通達事項やルール変更、規定の改定、改訂によるフローの変更などなど、
社内で変更になった事柄を全社員に伝達するため、
社内メールを使用する企業がほとんどでしょう。

上司から通達用の社内メールを作るよう指示されたあなたは、
なるべく情報の漏れがなく、かつ全社員に伝わる内容の社内メールを書く必要がありますが、意外に「伝わる社内メール」を書くのは経験が無いと難しいものです。

この記事を書いている筆者は、従業員約150人程度の中小企業で、
主に業界の法律やルール変更に伴う社内規定やフロー変更の全社用通知を
10年ほど担当していました。

その時に社内メールを配信するために気を付けていたポイントや気遣っていた点、
具体的な社内メールの書き方について、解説していきます。

社内メールの書き方

件名はシンプルに分かりやすく書く

すべての基本になります。
社内メールの件名はシンプルに書きましょう。
また、業務連絡なのか、重要情報なのか、最初に見出しをつけると良いです。

例 【重要】2022年4月より改正の業務フローについて

また、日付を記載してあげるのも親切ですね。
後から参照するときに、「あの時通達されたメール」で探しやすくなります。

社内メールの要件は長くなりすぎないよう気を付けよう。

社内メールの書き出しの部分です。
「お疲れ様です。」といった労いの定型文はあっても無くても良いです。
そのあとの要件文はとにかく簡潔に書きましょう。

ココが長いと誰も読んでくれないメールになってしまいます。

込み入った内容・複数のポイントを同時に配信する時は目次をつける

配信する社内メールの内容の要点が1点のみで、シンプルな文章で終了する場合は必要ないのですが、あれもこれも伝えないといけない場合、だらだらと文章で書くと、本当に伝えたい箇所が伝わりません。
社内メールの要点が伝わらないと、後々の業務ミスに繋がる恐れがあるので、なるべくリスクは減らしましょう。

 

こんな時は、社内メールの冒頭に目次を作るとよいです。

 

人間は重要な情報であっても案外文章を流し読みしてしまう習性があります。
特に社内メールは固い内容の文章でのやり取りが多いため、メールのタイトルに「重要」と書かれていても「またか」とスルーされる例も多く見受けられます。

メール本文の大まかなトピックを目次にする目的は、
そんな「よくスルーされがち」な社内通達メールでも最低限のトピックだけは印象に残してもらうことです。

そのメールには「何」が書かれているのか印象にさえ残れば、
業務中にメールの内容が必要になった時、必ず通達メールを熟読してくれるようになります。

この状態を目指しましょう。

社内メールの書き方 仕事を増やさないための知恵~Q&Aをつける~

社内メールを流したら、内容に関する質問が社員から一斉にきて電話対応に追われ仕事にならない、なんて経験ありませんか?

大きな社内ルールの変更時には質問はつきもの。
なるべく質問が来ないように詳しく書くよう心掛けるものの、どうしても漏れがあったり伝えきれない部分が出てきます。

そんな時は、想定される質問を最初からQ&A方式でまとめ、メールにそのまま載せてしまうとよいです。
想定される一般的な質問が電話で飛んでくることを防げるので自分の仕事が増えません。

 

社内メールにQ&Aを入れる、おススメです。

 

社内メールの書き方 メールの最後のしめは実施日を必ず載せる

メールの最後のしめには、必ず実施日を記載します。

意外に、変更内容は載せるのに、「いつから」その変更が有効なのか書いていない社内メールを流す人が多いです。
発信側はその変更が「いつから」なのかよく知っているため、
ついつい言わなくてもわかるだろうと思いがちです。

ですがメールを受け取る側からすると、「一体いつからなんだ」とイライラする原因となります。

なので、きちんと日付を記載する習慣をつけましょうね。

社内メール書き方のサンプル例 図解

社内メールの書き方

社内メールのマナーとは

ここまで社内メールの書き方のコツを解説してきましたが、
私がこの記事で解説しているメールの書き方はあくまで「参考」程度です。

この書き方が社内メールのマナーだ!とは私は思ってません。

もしかしたら、ここで書かれた方法よりもっといい書き方があるかもしれません。

社内メールの目的は、「社内の人達に情報を正しく届けること」です。
ここを押さえとけば、どの書き方も正解だと思っています。

この記事が少しでも役に立っていれば幸いです。では。