Microsoft365には申し込むべき!その理由とは?【無料officeソフトでは限界】

ビジネスの場で必要不可欠なツールであるMicrosoft365。

ですが最近はMicrosoft365を使わなくてもフリーで使える高品質なオフィスソフトも存在します。

 

そもそも、公式のMicrosoftがインターネットにつながれた環境であれば無料で使えるOffice onlineを提供しており、これで十分では?
無料で済むのならネットからダウンロードしたアプリで済むのでは?
わざわざ公式のMicrosoft365を契約すべきか?

このような疑問から、本家のMicrosoft365のプランを契約すべきかどうか迷っている個人事業主の方は多いのではないでしょうか。

 

結論から申し上げますと、

個人事業主やフリーランスの方、小規模の事業を行う事業所の役職員なら有料のMicrosoft365に申し込んだ方が良い

と筆者は思います。

 

個人事業主がMicrosoft365のプランに申し込むべき理由

ではなぜ個人事業主やフリーランスの方でもMicrosoft365に申し込んだ方が良いのでしょうか?

私が考える理由はコチラです。

  • お役所書類がだいたいExcel・Word形式なのでofficeソフトが無いと詰む
  • 大抵の中小企業はofficeを使っているため取引先のやり取りを考えたら入れた方が無難
  • 無料のofficeアプリは保護されたブックを開けない可能性大。
  • Excelめっちゃ便利
  • Outlookめちゃくちゃ便利
  • PowerPointが進化してるので資料作るならPowerPointが一番楽。
  • OneNoteが便利すぎる
  • ある程度の顧客データ、決済や取引先のデータをマスター化するならAccessで管理するのが一番安上がりで確実

ざっと上げてこんな理由です。

 

Microsoft365に申し込む最大の理由はセキュリティの担保である

一番大きな理由は、やはり
「お役所関連の書類がWord・Excel系に偏る」点です。
また、役所だけでなく、多くの中小企業や大企業での契約関連書類は、大体がofficeで作成されているため、何かの契約を交わす・補助金等の申請を出すといった「事務業務の中にどうしてもofficeが無いとできない業務」が発生します。

これらの契約書は、フリーのofficeソフトで編集がすべて可能とは考えられません。

 

なぜなら、フリーのofficeソフトはそもそも、
ブックの保護機能が使えないからです。

ブックの保護機能とは
WordやExcelには、その書類の閲覧や編集を行うことに制限をかけられる「保護機能」がついている。閲覧の保護がかけられた書類を見るには、先方からパスワードを教えてもらい、制限を解除しないと閲覧すらできない。

昨今、特に情報のセキュリティレベルが上がっているため、
契約書類を電子メール等でやり取りするには、ブックに保護をかけて送付するのが常識になっています。

 

そんな世の中ですから、フリーのofficeソフトで十分だと有料のMicrosoft365の使用を怠ると、大きなチャンスを逃す要因になる可能性があります。

 

なので、
Microsoft365を契約すべきかごちゃごちゃ悩んでないでケチらずに契約しよう

というのが私からのアドバイスです。

 

Microsoft365の機能が単純に便利すぎる

普段officeを使い慣れていない方にお伝えしたいのですが、
Microsoftのoffice系アプリを使いこなせるようになるとかなり業務のクオリティがグレードアップします。

スケジュール管理・メールソフトのOutlook
情報の収集から分析・データベースの代わりとなるExcel
アイデアのメモ・勉強や仕事のメモ・蓄積に便利なOnenote
業務上必要なデータベース構築・簡単なワークフローの構築まで出来るAccess

 

Microsoftの機能は、「出来る機能が多すぎてわかりづらい」のが難点ですが、
一度習得するとめちゃくちゃ便利です。

Microsoft365をオンライン学習サイトで学ぶ

ある程度ExcelやWord、Accessが使える人におすすめしたいのがUdemy
というオンライン学習サイトでMicrosoftの機能について学ぶことです。

実はMicrosoft365や500を超えるアプリは、連携・自動化することが出来ます。Officeを使って決まった業務がある人は自動化の検討をすると良いのですが、Microsoftの連携や自動化を独学で勉強しようとすると難しいです。

 

難しい理由は、公式からの説明がかなりアカデミックで分かりづらいのです。そこで、有料ではありますがオンライン学習サイトを使います。

 

今までUdemyでMicrosftの説明動画は英語での説明がほとんどで日本語での解説動画が少なかったのですが、最近は日本語での解説動画が充実してきました。YouTubeではどうしても出会えない良質な「業務で役に立つ」動画が満載ですので、自分のキャリアアップやスキル向上をしたい方はぜひ覗いてみてはいかがでしょうか。

Udemy

出来るビジネスマンなら知っている、オンラインで様々なスキルを学べる学習サイト。業務の自動化・ノーコード、ローコード開発、プログラミング、データ分析手法など、高スキルの動画が多数学べる。
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個人事業主がMicrosoft365のプランに申し込まなくてよいパターン

ここまでMicrosoft365がいかに必要かを熱く語ってきましたが、
逆にこんな人は契約しなくても大丈夫だと思います。

●スプレッドシートの利用がデータを並べるだけ・高度な計算式使わない人
→Googleスプレッドシート or office onlineで十分
●情報の分析や申請業務等を行わない業務の人
→そもそもofficeを使う場面があまりないなら必要ない
ただし、確定申告用の申請用データなどのまとめをする際に便利なので覚えておいて損は無いと思う

ココが便利だよMicrosoft365

ここまでMicrosoft365が必要な理由と必要としない人の条件を上げてきましたが、結局はoffice系アプリをどう使うか、になると思います。

ここからはこんな業務や作業が楽になって便利だよと思う例をあげていきます。

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まとめ

以上、Microsoft365はとても仕事に使えるので申し込むべき!の記事でした。

ここに上げている仕事術はほんの一部です。Microsoft365はビジネスをする上で本当に便利な機能が豊富に用意されているため、日々アップデートしながら出来るビジネスマンを目指しましょうね。