個人事業主・フリーランスでもMicrosoft365の導入がおススメな理由【比較】

という方に向けた記事です。

個人的には、ビジネスをやるのならばMicrosoft365は導入すべきです。

メールのOutlook、ExcelやWordやAccess、PowerPoint等のMicrosoftのソフトたちは、ビジネスの現場で一番よく使われているアプリ。
会社員時代はよく触ってはいましたが、フリーランスになった際、自分のPCやタブレットにマイクロソフトを入れるか悩んでる方は多いのではないでしょうか。

悩んでる方はマイクロソフトのサブスク、Office 365 サービスがオススメです。

かつて、マイクロソフトのofficeシリーズはソフトを買ってパソコンにインストールして使う「パッケージ版」でした。

そこからoffice365が登場し、月々の契約料の支払いで既定のofficeアプリケーションが使い放題の「サブスクリプション型」へ進化したのです。そのoffice365が改名し、現在ではMicrosoft365となっています。

そんなMicrosoft365、
公式HPではプランが複雑で一体どのプランが
自分に合ってるのか、迷う方も多いと思います。

そこで、職場でMicrosoftを使い倒すのに飽き足らず、
個人でもMicrosoft365を契約し休日もMicrosoftをいじり倒している私が
わかりやすく解説していきたいと思います。

Microsoft365で出来ること

Microsoft365で出来ることを語ろうとすると、「officeで出来ること全部・ビジネスに必要な機能全部」という回答がしっくりきます。
ビジネスに必要な機能とは、

などなど…。
漫画家さんやクリエイティブな個人事業主さんでも、
売り上げの集計で一番簡単なのはExcelで集計することですし、請求書や受領書だってExcelで作った方が簡単です。

そもそも、Microsoft365が包括している範囲を図解するとこんな感じ。

Microsoft365に申し込んで課金すると、まずマイクロソフトのアカウントが割り当てられます｡

マイクロソフトのアカウントでMicrosoft365の専用HPへログインできるようになり、アカウント管理画面から、word、Excel、PowerPoint、OutlookをはじめとしたOfficeのアプリを自分の使っているデバイスにインストールすることができ、そのインストールしたアプリは、課金を続ける限り使い放題で使えます｡

注目すべき点は、これらのOfficeのアプリ達は、以前の「パソコン１台にダウンロードして使うパッケージ版」と違い、基本的にマイクロソフトアカウントのクラウドの中で動作するので、同じアカウントでログインさえしていれば、パソコンだろうがスマホだろうが、「変更を加えた端末以外の別の端末全てに、変更が反映される」点です｡

もちろん、この基本的な同期動作は、外部ネットワークが繋がれている環境化での条件になりますので、社内ネットワークと外部ネットワークが別々の組織などは恩恵を受けられないのですが、

自宅のパソコンと持ち運び用のパソコンやタブレットを分けている個人事業主さんなどには、どの端末で作業しても、全てのデバイスの同期が行われる機能は、仕事をする上で非常に効率化できる機能でしょう｡

Microsoft365の選び方

でもMicrosoftがパッケージビジネス型からサブスク型に変化して、結局どれを選んだらいいのか結構迷いませんか？

公式ホームページに行って、それぞれのコースの説明を読むけど、どれがどう違うのか、いまいちピンとこない方は多いのではないでしょうか。

ということで、2022年現在のMicrosoft365のプランを見てみましょう。

家庭向けMicrosoft365のプラン

Microsoft 365 Personal

正直、全部入り欲張りパッケージがこちら。

Word、Excel、PowerPoint、Outlook等のベーシックなofficeアプリはもちろんのこと、AccessとTeamsが使えます。

このコースのMicrosoft365は同一アカウントであれば５台までのPCに入れられるので、５人以下の小規模組織にはこれでも十分なんです。

AccessとTeamsっているのか？という疑問はあると思いますが、経理会計系の簡単な処理であればAccessは便利ですし、Web会議やチャットができるTeamsも、使いようによっては有益になります。
法人向けまで考えてないっていうフリーランスの方なら、このコースで十分だと思います。

Office Home ＆Business 2021とOffice Personal 2021

個人向けプランの中にしれっと居るんですが、この二つのプランはいわゆる「買い切り」「パッケージ版」ってやつと同義です。

Microsoft 365 Personalが常に最新のアプリにアップデートされるのに対し、課金を辞めてしまうとインストールしたofficeアプリは使用できません。

ですが、この２コースでしたら永続的にofficeを使用することができます。
公式HPに書いているように、１ライセンスで２台までインストールすることができるようです。

この買い切り方、実は福祉系や公官庁系が取引先という組織にはおすすめしたいコース。
何故かというと、福祉系や公官庁系の書類はMicrosoftのバージョンが古く、最新のMicrosoftのバージョンだとファイルが開けない、という事態も想定できるからです。

Microsoftの進化の方が早くて、ずっとofficeをアップデートしていない公官庁系の書類が開けないって、それなんてオチだよ…という残念な結果にならないよう、自分のビジネスに合う方を選択してくださいね。

逆に、役所？関係ないねって方は素直にアプリのアップデートを行ってくれるMicrosoft 365 Personalの方をおすすめします。

法人向けMicrosoft365のプラン

※Microsoft365 Business Basicは現在、640円ユーザー/月に値上げされています。(2022年9月28日調べ)

個人向けと法人向けの一番大きな違いは、ファイル共有や企業ポータルサイトの作成ができる機能を持った「SharePoint」があるかないかです。

５人以下の少数組織であるならば全員とコミュニケーションが取れますが、それ以上、数十人と組織に属する人が増えると、社内の規定や、申請に関する決まり事を決めていかなければなりません。休暇届け一つの書類を回すにも、上長の承認が必要になったり、何かの申請フローが出来たとして、紙での回付のみだとこれからの働き方には属さない社内フローになってしまいます。

SharePointには「ファイル共有」の機能があるのですが、ん？OneDriveと何が違うの？と思われるかもしれません。

実は全然違います。

なんと、SharePointで共有されたWord、Excel、PowerPoint、Accessのファイルは、複数人で閲覧・編集が出来ちゃうのです。

さらに、書類の申請フォームなら簡単に作成できるので、バックオフィス系の申請フローをわざわざ外注して作ってもらったり、そういったサービスを探す必要もありません。

SharePointを使いこなすと、社内ポータルやイントラも、これ一つで構築できてしまうのです。

そんな高機能なSharePointが入っているのが「法人向け」のラインナップなのです。
なるほど、確かに企業には必要ですね。

まとめ

個人事業主やフリーランスでもMicrosoft365の必要性・どんなプランが適切かを見てきました。

この命題についてさらに深堀している記事をこちらで書いているのでよかったら見ていってください。

• Microsoft365には申し込むべき！その理由とは？【無料officeソフトでは限界】

以上、Microsoft365のおススメ記事でした。