【個人事業主・フリーランス初心者向け】フリーランスでもMicrosoft365の導入がおススメな理由【比較】

みつぼし
個人事業主さんやフリーランスでビジネスを始めるけれど、Microsoftは導入した方がいいの?そもそも、Microsoft365のプランが色々あってどれを選べばいいのか分からない…

という方に向けた記事です。

個人的には、ビジネスをやるのならばMicrosoft365は導入すべきです。

 

メールのOutlook、ExcelやWordやAccess、PowerPoint等のMicrosoftのソフトたちは、ビジネスの現場で一番よく使われているアプリ。
会社員時代はよく触ってはいましたが、フリーランスになった際、自分のPCやタブレットにマイクロソフトを入れるか悩んでる方は多いのではないでしょうか。

悩んでる方はマイクロソフトのサブスク、
Microsoft365がオススメです。

かつて、マイクロソフトのofficeシリーズはソフトを買ってパソコンにインストールして使う「パッケージ版」でした。
そこから、office365が登場し、月々の契約料の支払いで既定のofficeアプリケーションが使い放題の「サブスクリプション型」へ進化したのです。
そのoffice365が改名し、現在ではMicrosoft365となっています。

そんなMicrosoft365、公式HPではプランが複雑で一体どのプランが自分に合ってるのか、迷う方も多いと思います。その点、わかりやすく解説していきたいと思います。

Microsoft365で出来ること

Microsoft365で出来ることを語ろうとすると、「officeで出来ること全部・ビジネスに必要な機能全部」という回答がしっくりきます。
ビジネスに必要な機能とは、

●データの収集・整理
●メールの送信
●プレゼン資料の作成
●公的文書・公的書類の作成
●書類の申請フローの構築
●組織内コミュニケーションの網羅(チャットやweb会議)
●ビジネスデータの分析・戦略立て

などなど…。
漫画家さんやクリエイティブな個人事業主さんでも、
売り上げの集計で一番簡単なのはExcelで集計することですし、
請求書や受領書だってExcelで作った方が簡単です。

そもそも、Microsoft365が包括している範囲を図解するとこんな感じ。

Microsoft365図解
Microsoft365に申し込んで課金すると、
まずマイクロソフトのアカウントが割り当てられます。

そのマイクロソフトのアカウントでMicrosoft365の専用HPへログインできるようになり、
そのアカウント管理画面から、
word、Excel、PowerPoint、OutlookをはじめとしたOfficeのアプリ
自分の使っているデバイスにインストールすることができ、
そのインストールしたアプリは、課金を続ける限り、使い放題で使えます。

 

注目すべき点は、これらのOfficeのアプリ達は、
以前の「パソコン1台にダウンロードして使うパッケージ版」と違い、

基本的にマイクロソフトアカウントのクラウドの中で動作するので、
同じアカウントでログインさえしていれば、
パソコンだろうがスマホだろうが、「変更を加えた端末以外の別の端末全てに、変更が反映される」点です。

もちろん、この基本的な同期動作は、外部ネットワークが繋がれている環境化での条件になりますので、
社内ネットワークと外部ネットワークが別々の組織などは恩恵を受けられないのですが、

自宅のパソコンと持ち運び用のパソコンやタブレットを分けている個人事業主さんなどには、
どの端末で作業しても、全てのデバイスの同期が行われる機能は、仕事をする上で非常に効率化できる機能でしょう。

Microsoft365の選び方

でもMicrosoftがパッケージビジネス型からサブスク型に変化して、
結局どれを選んだらいいのか結構迷いませんか?

公式ホームページに行って、それぞれのコースの説明を読むけど、
どれがどう違うのか、いまいちピンとこない方は多いのではないでしょうか。

ということで、2022年現在のMicrosoft365のプランを見てみましょう。

家庭向けMicrosoft365のプラン

家庭向けMicrosoft365のプラン図解

Microsoft 365 Personal
正直、全部入り欲張りパッケージがこちら。

Word、Excel、PowerPoint、Outlook等のベーシックなofficeアプリはもちろんのこと、
AccessとTeamsが使えます。

このコースのMicrosoft365は同一アカウントであれば5台までのPCに入れられるので、
5人以下の小規模組織にはこれでも十分なんです。

AccessとTeamsっているのか?という疑問はあると思いますが、
経理会計系の簡単な処理であればAccessは便利ですし、
Web会議やチャットができるTeamsも、使いようによっては有益になります。
法人向けまで考えてないっていうフリーランスの方なら、このコースで十分だと思います。

Office Home &Business 2021
Office Personal 2021
個人向けプランの中にしれっと居るんですが、この二つのプランはいわゆる「買い切り」「パッケージ版」ってやつと同義です。

Microsoft 365 Personalが常に最新のアプリにアップデートされるのに対し、
課金を辞めてしまうとインストールしたofficeアプリは使用できません。

ですが、この2コースでしたら永続的にofficeを使用することができます。
公式HPに書いているように、1ライセンスで2台までインストールすることができるようです。

この買い切り方、実は福祉系や公官庁系が取引先という組織にはおすすめしたいコース
何故かというと、福祉系や公官庁系の書類はMicrosoftのバージョンが古く、最新のMicrosoftのバージョンだとファイルが開けない、という事態も想定できるからです。

Microsoftの進化の方が早くて、ずっとofficeをアップデートしていない公官庁系の書類が開けないって、それなんてオチだよ…という残念な結果にならないよう、自分のビジネスに合う方を選択してくださいね。

逆に、役所?関係ないねって方は素直にアプリのアップデートを行ってくれるMicrosoft 365 Personalの方をおすすめします。

法人向けMicrosoft365のプラン

法人向けMicrosoft365プラン

個人向けと法人向けの一番大きな違いは、
ファイル共有や企業ポータルサイトの作成ができる機能を持った「SharePoint」があるかないか。

5人以下の少数組織であるならば全員とコミュニケーションが取れますが、
それ以上、数十人と組織に属する人が増えると、社内の規定や、申請に関する決まり事を決めていかなければなりません。休暇届け一つの書類を回すにも、上長の承認が必要になったり、何かの申請フローが出来たとして、紙での回付のみだとこれからの働き方には属さない社内フローになってしまいます。

そこで役立つのが「SharePoint」です。

SharePointには「ファイル共有」の機能があるのですが、ん?OneDriveと何が違うの?
と思われるかもしれません。

実は全然違います。

なんと、SharePointで共有されたWord、Excel、PowerPoint、Accessのファイルは、
複数人で閲覧・編集が出来ちゃうのです。

さらに、書類の申請フォームなら簡単に作成できるので、
バックオフィス系の申請フローをわざわざ外注して作ってもらったり、そういったサービスを探す必要もありません。

SharePointを使いこなすと、社内ポータルやイントラも、これ一つで構築できてしまうのです。

そんな高機能なSharePointが入っているのが「法人向け」のラインナップなのです。
なるほど、確かに企業には必要ですね。

ビジネスには必要不可欠なMicrosoft365。フリーランスで活躍する貴方も導入を検討しましょう。