OneNoteの使い方【仕事が爆速に終わるOneNote仕事術】

MicrosoftのOneNoteというアプリを使ったことはありますか?
Windows10には標準搭載されており、無料で誰でも使えることが出来るOneNote。

実はかなり使い勝手のいい「メモアプリ」なのですが、Windows標準搭載故にその存在が地味に知られておらず、使ったことが無いという人は多いのでは。

OneNoteの機能を今までまったく知らなかったという人は、非常にもったいないです。

なぜなら、OneNoteを使うと勉強や仕事がものすごくはかどる可能性があるからです。

 

この記事は、基本的なOneNoteの使い方を解説するとともに、OneNoteを仕事で使った場合の具体的な例や、勉強やアウトプット等で使える便利な機能を紹介していきます。

OneNoteとは

Microsoftが開発した「デジタルデバイス上で使うメモアプリ」のことです。

officeパッケージ版の頃からOnenoteのアプリは同封されていましたが、
Windows10からすべてのPCに付属されることになったため、
2015年7月以降Windowsパソコンを購入されている方は全員使えます。

OnenoteはWindows、iOS、Android、スマートフォン、タブレットすべてのデジタルデバイス上で使えるように設計されているため、Windowsユーザー以外の人も使えます。
しかもアプリは無料で提供されていますから、いつでもあなたが使っているデバイスにダウンロードして使うことが出来ます。

また、Microsoftのアカウントを持っていれば、Webブラウザ上でも編集が可能です。
凄いぞOnenote。流石Microsoft。太っ腹ですね!

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote

Microsoft Corporation無料posted withアプリーチ

OneNoteパッケージ版とOnenote for Windows10の違い

Onenoteはパッケージ版とOnenote for Windows10という、2種類のアプリが存在します。

この画像のように2種類のアプリが存在しているんですよね。
OnenoteとOnenote for Windowsの違い1

基本的な機能はどちらも同じなのですが、編集画面のインターフェースは全く違います。この違いは、編集されるデバイスの想定の違いと推察されます。

  • パッケージ版のOnenote…主にWindowsデスクトップ上での使用を想定
  • Onenote for Windows10…主にWeb上やタブレット等での使用を想定

パッケージ版のOnenoteは、office2019あるいはMicrosoft365に付属されています。
一方で、Microsoft for Windows10はそれ以外のデバイスで使用されることを想定しているため、基本的には自分からダウンロードしにいってもらう仕様です。

 

ちなみに、どちらのタイプのOnenoteでも無料でダウンロードできるので、ユーザーが自分の持っているデバイスと好みによってチョイスすることが可能です。

OnenoteとOnenote for Windowsの違い2

二つのアプリの基本的な編集画面を見比べてみると、結構違いますね。

ですが、どちらのアプリでも同じノートを編集することは可能ですし、基本的な操作における手順に大きく変わりは無いと思います。

 

まぁ、使いこなすには多少の慣れは必要ですが。個人的にはずっと使っているデスクトップ版の方が私は好みです。職場で見るのはデスクトップ版のOnenoteが多いと思います。

OneNoteの基本的な使い方

OneNoteの使い方は拍子抜けするほど簡単です。
OneNoteのアプリを開いたら直感的に操作できます。

Onenoteのノートを作成する

OneNoteの使い方【ノート】

 

まずは【ノート】を作成します。

パソコンのローカルフォルダに作成することもできますが、OneNoteの便利な機能をフル活用するのであるならば、Microsoftのアカウントを取ると付与されるOneDrive上に作成すると良いでしょう。

作成方法は簡単です。
左上のノートブック名をクリックすると、開いているノートブック一覧が出てきます。

新しいノートブックを作成する場合は、「+ノートブックを追加する」をクリックします。

Onenoteノートの作成方法2

すると、新しいノートブックを作成する画面が出てきますので、任意のフォルダを選んで名前を付けてノートを作成します。

 

作成するフォルダをMicrosoftのクラウドコンテンツであるOneDrive上のフォルダを設定すると、以下のメリットがあります。

OneDrive上で作成されたOneNoteは、ご自身のMicrosoftのアカウントでログインできるデバイスであればすべて同期してくれます。

これがOneNoteの素晴らしい点です。
天下のMicrosoftが提供しているアプリなので、Windowsはもちろん、iOS、アンドロイド上のほぼすべてのデバイス上で同期されるメモアプリが手に入ります。

Onenoteのセクション(タブのようなもの)を作成する

OneNoteの使い方【タブ】

次はタブを作成します。Onenoteでは「セクション」と呼びます。

セクションの色もいろんな色に設定可能なので、好きな色を設定しましょう。

Onenoteのページを作成する

OneNoteの使い方【ページ】

タブを作成したら次は【ページ】を作成します。

 

作成したページはドラッグ&ドロップでどの位置にも動かすことが出来ます。
さらに、他のノートにも移動やコピーをすることも可能です。

 

例に出しているこの画像は、私が実際にブログを書くときのアイデア出しに使用しているノートです。
カテゴリー順に並べてその直下にページを置いていくという編集方法だと情報が整理されて見えますね。

この方法ならアイデアを取りこぼすこともありませんし、ブログカテゴリーの偏りも見ながらブログの執筆が出来ますので、ブログ執筆にOneNoteを使う方法はかなりおススメです。

みつぼし
実際に私もOneNoteを使いだしてブログの執筆が軌道にのったわよ!

OneNoteの使い方

Onenoteで作成したページ上ではテキストはもちろん、手書き文字や図、WordやExcelなどのファイルを貼り付けることが出来ます。

ここまでが「Onenoteの使い方」の基本です。

 

では、ここからはOnenoteの細かい使い方を見ていきましょう。

  • Onenoteでの画像の挿入方法
  • テキストの編集方法
  • Word、Excel、Powerpointなどのファイルを貼り付ける
  • Onenoteのページデザインを変更させる
  • 手描きコメントやイラスト、ステッカーを入れる
  • Onenoteの便利な検索機能について
  • Onenoteの用紙サイズの設定について
  • Outlookとの連携について
  • Onenoteの画面キャプチャ機能についての解説

 

Onenoteでの画像の挿入方法

Onenoteに画像を貼り付ける方法は何種類かあります。
一番簡単な方法から普通の方法まで、なるべく画像多めでこちらの記事で解説しています。

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OneNoteの画像挿入方法

Outlookと連携

OneNoteはOutlookと連携させることが容易にできます。

Outlook側にも、OneNote側にも、ホームリボンに必ず連携するボタンがあるのです。

 

つまり、OneNote側で編集した文章をそのままOutlookで送信することも可能ですし、
Outlookで受け取ったメールを、OneNoteに保存することが簡単にできます。

ぴぃ
重要なメールはわざわざローカルフォルダに保存したりするけど、OneNoteに保存しとけばすぐ見つかるし便利だね。

OneNoteで仕事が爆速に終わる仕事術

どうです?便利でしょ?OneNote。
最後に、OneNoteを駆使して仕事を爆速に終わらせる仕事術を公開します。

OutlookできたメールをOneNoteに仕分け!超重要メールはこれで見逃さない!

OneNoteはOutlookと連携できる、という話をしました。
その機能を応用すると、重要なメールをOneNoteにストックし、いつでも参照できるようにしておくことが可能です。

みつぼし
社内の重要メールって意外にどこかに行きがち。
ぴぃ
この前の通達、いつ配信されてたっけ?と必ず探します…

会社によってはメールの容量を制限するために、一定期間の時間が過ぎたら削除されるところもありますから、どうしても重要メールの保存作業が発生するわけです。

メールをローカルに保存するのもいいのですが、保存したメールは一度開かないと内容が確認できないので、いざという時に探しずらい欠点があります。

そこでOneNoteです。

OneNoteとOutlookの連携2

  • ボタン一つでOneNoteに保存されます
  • 保存したいノート、タブを選ぶことができます
  • 保存されたら一覧で確認できるのでビジュアルでも見やすいです
  • しかも検索機能が使えるので「どこいった」がなくなります
みつぼし
検索機能が使えるのはポイント高いですね!

 

ぴぃ
ローカルに保存しているだけじゃ中身の内容まで検索できませんものね…

メールの雛形をOneNoteで管理。億劫なメール配信作業を爆速で終わらせる!

上で紹介したメール管理機能の逆バージョンです。
ビジネスメールって大体似たような文章が多いため、ある程度のひな型をOneNoteにストックしておくのです。

 

メールを出すときはまずOneNoteからひな型を探して、「ページを電子メールで送信」をクリックするだけ。
仕事が爆速に終わります。

 

簡単ですね!

共有フォルダに部内用OneNoteを設置!全員が閲覧・編集が出来るマニュアルにする!

OneNoteの素晴らしい点は、複数人で同じノートを開いても閲覧と編集ができてしまう点です。
その便利な機能を利用して、社内用の共有マニュアルをOneNoteにすべてまとめておく、という方法があります。

マネジメントで何が大変かというと、担当者それぞれの仕事が回っているのか管理することにあると思いますが、いざという時のマニュアルをOneNoteで管理してしまえば、無駄なWordやExcel、PowerPointにマニュアルが散らばってしまうことを防げます。

 

マニュアルを見たいときはOneNoteのアプリを開くだけで見れるので、散らばったマニュアルをひとつひとつ見ないといけない、なんて無駄な作業も省けます。

 

社内のマニュアルをみんなそれぞれバラバラに作っているからまとまりが無くて困っている、という人は、どのパソコンにも入っているOneNoteを活用するだけでその悩みは解決します。

 

そう、OneNoteはどのWindowsパソコンの中にも入っているツールなので、新たにツールを持ってきたり契約したりしなくても解決できてしまうんです。

みつぼし
やっぱり最高のツールですね。

まとめ

いかがでしたか?
便利なOneNoteの使い方・活用の仕方を見てきました。

手軽に皆さん使えて、難しい操作方法もなく直感で使える便利なメモアプリ、OneNoteを活用して明日からあなたもできるビジネスマンに変身できます。

 

浮かんだアイデアを取りこぼさないよう、常にOneNoteに記録する習慣をつけましょうね。

この記事があなたの助けになりましたら幸いです。