OneNoteの使い方【仕事が爆速に終わるOneNote仕事術】

MicrosoftのOneNoteというアプリを使ったことはありますか?
Windows10には標準搭載されており、無料で誰でも使えることが出来るOneNote。

実はかなり使い勝手のいい「メモアプリ」なのですが、Windows標準搭載故にその存在が地味に知られておらず、使ったことが無いという人は多いのでは。

OneNoteの機能を今までまったく知らなかったという人は、非常にもったいないです。

なぜなら、OneNoteを使うと勉強や仕事がものすごくはかどる可能性があるからです。

この記事は、基本的なOneNoteの使い方を解説するとともに、OneNoteを仕事で使った場合の具体的な例や、勉強やアウトプット等で使える便利な機能を紹介していきます。

みつぼし
OneNoteという素晴らしく便利な機能を知って、明日からの仕事を爆速に終わらせるビジネスマンを目指そう!

OneNoteの基本的な使い方

OneNoteの使い方は拍子抜けするほど簡単です。
OneNoteのアプリを開いたら直感的に操作できます。

OneNoteの使い方【ノート】

 

まずは【ノート】を作成します。

パソコンのローカルフォルダに作成することもできますが、OneNoteの便利な機能をフル活用するのであるならば、Microsoftのアカウントを取ると付与されるOneDrive上に作成すると良いでしょう。

OneDrive上で作成されたOneNoteは、ご自身のMicrosoftのアカウントでログインできるデバイスであればすべて同期してくれます。

これがOneNoteの素晴らしい点です。
天下のMicrosoftが提供しているアプリなので、Windowsはもちろん、iOS、アンドロイド上のほぼすべてのデバイス上で同期されるメモアプリが手に入ります。

OneNoteの使い方【タブ】

次はタブを作成します。

タブの色もいろんな色に設定可能なので、好きな色を設定しましょう。

OneNoteの使い方【ページ】

タブを作成したら次は【ページ】を作成します。

作成したページはドラッグ&ドロップでどの位置にも動かせます。

例に出しているこの画像は、私が実際にブログを書くときのアイデア出しに使用しているノートです。
カテゴリー順に並べてその直下にページを置いていくという編集方法だと情報が整理されて見えますね。

この方法ならアイデアを取りこぼすこともありませんし、ブログカテゴリーの偏りも見ながらブログの執筆が出来ますので、ブログ執筆にOneNoteを使う方法はかなりおススメです。

みつぼし
実際に私もOneNoteを使いだしてブログの執筆が軌道にのったわよ!

他にもある!OneNoteの超便利な使い方

簡単にOneNoteの使い方を見てきましたが、OneNoteの魅力は単なるメモアプリに留まりません。
仕事が爆速に終わってしまう便利な機能が多々ありますので、詳しく解説します。

画面キャプチャ

パソコンの画面キャプチャの取り方は何パターンかありますが、最も簡単な画面キャプチャの取り方はOneNoteの画面キャプチャ用ショートカットを使うことです。

やり方は簡単です。

【シフトキー(Shift)+【ウィンドウズキー】+【s】

このショートカットキーで画面が一度ブラックアウトしたようなグレーがかかった状態になります。

グレーがかかったらキャプを取りたい箇所にマウスを合わせて左クリック→そのままスライドさせて画面を選択します。
キャプが取られる部分は明るくなるのでわかりやすいです。

画面キャプを取りたい部分が選択出来たらおさえているマウスを離します。

これで画面キャプがクリップボードに保存されます。

後は取った画面キャプを表示させたいところに【(Ctrl)コントロールキー】+【v】で貼り付ければOK。
OutlookやExcelなどのMicrosoftのアプリはもちろん、画像を扱えるソフトに貼り付けが可能です。

テキストや手描きの図、画像、ファイルを挿入

OneNoteはテキストのメモはもちろんのこと、手書き文字や様々な拡張子のファイルをそのまま貼り付けておくことが出来ます。

officeのファイルでしたら、ファイルのまま貼り付けておけば開いて編集して閉じることも可能です。

みつぼし
文章や書類の校正作業なんかも便利そうね!

Outlookと連携

OneNoteはOutlookと連携させることが容易にできます。

Outlook側にも、OneNote側にも、ホームリボンに必ず連携するボタンがあるのです。

つまり、OneNote側で編集した文章をそのままOutlookで送信することも可能ですし、
Outlookで受け取ったメールを、OneNoteに保存することが簡単にできます。

ぴぃ
重要なメールはわざわざローカルフォルダに保存したりするけど、OneNoteに保存しとけばすぐ見つかるし便利だね。

OneNoteで仕事が爆速に終わる仕事術

どうです?便利でしょ?OneNote。
最後に、OneNoteを駆使して仕事を爆速に終わらせる仕事術を公開します。

OutlookできたメールをOneNoteに仕分け!超重要メールはこれで見逃さない!

OneNoteはOutlookと連携できる、という話をしました。
その機能を応用すると、重要なメールをOneNoteにストックし、いつでも参照できるようにしておくことが可能です。

みつぼし
社内の重要メールって意外にどこかに行きがち。
ぴぃ
この前の通達、いつ配信されてたっけ?と必ず探します…

会社によってはメールの容量を制限するために、一定期間の時間が過ぎたら削除されるところもありますから、どうしても重要メールの保存作業が発生するわけです。

メールをローカルに保存するのもいいのですが、保存したメールは一度開かないと内容が確認できないので、いざという時に探しずらい欠点があります。

そこでOneNoteです。

OneNoteとOutlookの連携2

  • ボタン一つでOneNoteに保存されます
  • 保存したいノート、タブを選ぶことができます
  • 保存されたら一覧で確認できるのでビジュアルでも見やすいです
  • しかも検索機能が使えるので「どこいった」がなくなります
みつぼし
検索機能が使えるのはポイント高いですね!

 

ぴぃ
ローカルに保存しているだけじゃ中身の内容まで検索できませんものね…

メールの雛形をOneNoteで管理。億劫なメール配信作業を爆速で終わらせる!

上で紹介したメール管理機能の逆バージョンです。
ビジネスメールって大体似たような文章が多いため、ある程度のひな型をOneNoteにストックしておくのです。

メールを出すときはまずOneNoteからひな型を探して、「ページを電子メールで送信」をクリックするだけ。
仕事が爆速に終わります。

簡単ですね!

共有フォルダに部内用OneNoteを設置!全員が閲覧・編集が出来るマニュアルにする!

OneNoteの素晴らしい点は、複数人で同じノートを開いても閲覧と編集ができてしまう点です。
その便利な機能を利用して、社内用の共有マニュアルをOneNoteにすべてまとめておく、という方法があります。

マネジメントで何が大変かというと、担当者それぞれの仕事が回っているのか管理することにあると思いますが、いざという時のマニュアルをOneNoteで管理してしまえば、無駄なWordやExcel、PowerPointにマニュアルが散らばってしまうことを防げます。

マニュアルを見たいときはOneNoteのアプリを開くだけで見れるので、散らばったマニュアルをひとつひとつ見ないといけない、なんて無駄な作業も省けます。

社内のマニュアルをみんなそれぞれバラバラに作っているからまとまりが無くて困っている、という人は、どのパソコンにも入っているOneNoteを活用するだけでその悩みは解決します。

そう、OneNoteはどのWindowsパソコンの中にも入っているツールなので、新たにツールを持ってきたり契約したりしなくても解決できてしまうんです。

みつぼし
やっぱり最高のツールですね。

参考:OneNoteの仕事術で参考に出来る書籍・本

最後に、OneNoteの仕事術で参考となるおススメな良書を紹介いたします。

できるポケット 時短の王道 パソコン仕事術全事典 Windows 10 & Office 365/2019/2016/2013 対応 できるポケットシリーズ
Excel医 (著)
単行本:¥1,518円/電子書籍:¥0円(Kindleunlimitedで読めます) (2022年5月14日調べ)

まとめ

いかがでしたか?
便利なOneNoteの使い方・活用の仕方を見てきました。

手軽に皆さん使えて、難しい操作方法もなく直感で使える便利なメモアプリ、OneNoteを活用して明日からあなたもできるビジネスマンに変身できます。

浮かんだアイデアを取りこぼさないよう、常にOneNoteに記録する習慣をつけましょうね。

この記事があなたの助けになりましたら幸いです。